Rapports et statistiques pour votre ludothèque avec Cubelya

Cubelya centralise vos données en temps réel : tableau de bord, retards instantanés, exports CSV et journal d'activité pour faciliter vos rapports CAF et bilans annuels.

Par Nicolas Deleplace Publié le 23 juin 2026 7 min de lecture

Rapports et statistiques pour votre ludothèque avec Cubelya

Rédiger un rapport d'activité annuel, justifier une subvention ou préparer le bilan de l'assemblée générale : toutes ces tâches demandent des données précises sur la fréquentation, la collection et les emprunts. Quand ces données se trouvent dans des fichiers séparés ou dans la mémoire des bénévoles, produire un rapport fiable prend des heures. Cubelya centralise vos statistiques en temps réel et génère des exports directement réutilisables dans vos documents officiels.

Un tableau de bord en temps réel pour piloter votre ludothèque

Dès la connexion, le tableau de bord staff présente un widget "Santé de la ludothèque" avec quatre indicateurs calculés en continu :

• Jeux actifs : le nombre total de jeux présents dans votre inventaire et marqués comme actifs.
• Exemplaires : le nombre total d'exemplaires dans votre collection, tous statuts confondus.
• Taux de disponibilité : le pourcentage d'exemplaires actuellement disponibles à l'emprunt. Un taux qui chute durablement sous 30 % signale une collection sous tension, ce qui peut appuyer une demande d'achat ou de subvention.
• Durée moyenne d'emprunt : calculée sur les emprunts retournés au cours des 30 derniers jours. Si cette durée est systématiquement proche du maximum autorisé, il est peut-être temps d'allonger la durée de prêt par défaut.

Un deuxième widget liste les emprunts en retard dès l'ouverture de session. Chaque ligne indique le nom du jeu, le nom de l'adhérent et le nombre de jours de retard. Si un retard est en cours de traitement (relance envoyée, accord obtenu), vous pouvez le masquer temporairement pour ne garder à l'écran que les cas qui demandent une action. Les retards masqués restent accessibles dans une section repliable.

Le staff peut aussi recevoir chaque semaine un email récapitulatif des retards en cours et des emprunts actifs, le jour de son choix. Ce récapitulatif est configurable depuis les paramètres de notification, comme décrit dans notre article sur la gestion des emprunts dans Cubelya.

Trois exports CSV pour vos bilans, rapports CAF et subventions

Cubelya propose trois exports distincts, accessibles depuis les sections correspondantes de l'interface. Chaque export est personnalisable : vous cochez les colonnes à inclure avant de télécharger le fichier, ce qui évite d'avoir à supprimer manuellement des colonnes dans Excel après l'export.

Export des membres

Disponible depuis la page Membres, il inclut le nom, l'email, le rôle, la date de fin de validité de la cotisation et la date d'inscription. Pour les structures multi-sites, le nom de la ludothèque est également exportable. Cet export couvre directement la colonne "nombre d'adhérents actifs" attendue dans les rapports CAF : il suffit de filtrer sur les cotisations valides à la date souhaitée.

Export des emprunts

Il contient le nom du jeu, le code-barres de l'exemplaire, le nom et l'email de l'emprunteur, la date d'emprunt, la date de retour prévue, la date de retour effective, le statut (Emprunté, Retourné ou En retard), le nombre de prolongations accordées et un indicateur de problème matériel constaté au retour. Filtré sur une période donnée, cet export permet de compter le nombre de prêts réalisés sur l'année, un chiffre souvent demandé dans les conventions de partenariat avec la CAF ou la DRAC.

Export de l'inventaire

Il liste tous les exemplaires avec leur jeu, leur statut (Disponible, Emprunté, Maintenance, Perdu), leur état (Neuf, Bon, Usé, Abîmé), leur emplacement dans la salle, leur code ESAR et leur code COL. Cet export est utile pour les rapports qui demandent une valorisation de la collection ou un état des lieux du matériel.

Pour comprendre quels indicateurs sont attendus dans un rapport de ludothèque, notre article sur les statistiques et le reporting en ludothèque détaille les 7 indicateurs à suivre et leur utilité selon le type de structure.

Journal d'activité pour un suivi précis des actions du staff

Le journal d'activité est accessible aux administrateurs depuis le menu principal. Il conserve les 3 derniers mois d'actions effectuées sur votre ludothèque. Pour chaque entrée, vous voyez le type d'action (Ajout, Modification, Suppression), la nature de l'objet concerné (Jeu, Exemplaire, Membre, Emprunt), le détail du champ modifié et la date.

Ce journal répond à plusieurs situations concrètes :

• Retrouver qui a modifié le statut d'un exemplaire ou supprimé un jeu de l'inventaire.
• Vérifier les opérations effectuées pendant une période donnée pour préparer un bilan interne.
• Identifier des erreurs de saisie ou des doublons créés lors d'une permanence.

La liste est filtrable par type d'entité et par action, et paginée par tranches de 20 entrées. Un filtre par date permet d'isoler une plage précise.

Statistiques par adhérent et score de fiabilité

Au-delà des données agrégées, Cubelya donne accès aux statistiques individuelles de chaque adhérent depuis sa fiche. Vous voyez d'un coup d'œil le nombre d'emprunts en cours, le nombre d'emprunts en retard et le total des emprunts depuis la création du compte.

L'historique complet de tous les prêts passés est accessible juste en dessous : nom du jeu, dates d'emprunt et de retour, échéance, nombre de prolongations accordées et statut au moment du retour. Ces données permettent de repérer rapidement un adhérent dont les retours sont systématiquement tardifs, ou de valoriser les membres les plus réguliers lors de votre assemblée générale.

Ce suivi individuel est complété par le score de fiabilité, calculé automatiquement selon le comportement de l'adhérent sur ses emprunts. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité et sur l'ensemble de la gestion des membres, consultez notre article sur la gestion des adhérents dans Cubelya.

Un dashboard personnalisable selon votre rôle et vos priorités

Le tableau de bord n'est pas figé. Chaque membre du staff peut réorganiser ses widgets dans l'ordre qui lui convient, en activant le mode "Réorganiser" (bouton en haut à droite de la page). En mode réorganisation, les cartes se déplacent par glisser-déposer. L'ordre est sauvegardé par utilisateur : le bénévole du vendredi soir et la responsable du matin voient chacun leurs priorités dans l'ordre où ils les ont placées.

Les widgets disponibles pour le staff sont les suivants :

• Actions rapides (créer un emprunt, faire une réservation, ajouter un exemplaire, rechercher un jeu)
• Jeux en retard
• Santé de la ludothèque (4 KPIs)
• Derniers jeux ajoutés
• Mes emprunts en cours
• Mes réservations
• Événements à venir
• Horaires d'ouverture
• Avis Google (si la fiche Google Business est connectée)

Les administrateurs peuvent également ajouter des blocs personnalisés : liens, textes libres ou informations pratiques à afficher à toute l'équipe. Ces blocs s'insèrent dans le flux des widgets et se réorganisent comme les autres.