Gestion des membres et adhérents de ludothèque - Cubelya

Cubelya centralise toute la gestion de vos adhérents : fiches membres configurables, suivi des cotisations avec alertes visuelles, score de fiabilité automatique et export CSV pour vos rapports annuels.

Par Nicolas Deleplace Publié le 23 juin 2026 6 min de lecture

Gestion des membres et adhérents de ludothèque, Cubelya

La gestion des membres est souvent l'une des premières frustrations des ludothèques qui démarrent avec un tableur. Retrouver une cotisation, vérifier si un adhérent est encore valide avant de lui prêter un jeu, noter qu'il a rendu un composant endommagé la dernière fois : ces tâches simples deviennent vite laborieuses sans un outil dédié. Cubelya centralise la gestion membres de votre ludothèque dans une interface conçue pour les bénévoles comme pour les professionnels.

Un annuaire d'adhérents structuré et toujours à jour

La liste des membres de votre ludothèque s'affiche sous forme de tableau, avec une ligne par adhérent. Chaque ligne indique l'email, le nom complet, le rôle (Membre, Staff, Admin), la date de validité de la cotisation, la date d'inscription, et les champs personnalisés que vous avez activés.

Pour ajouter un nouvel adhérent, deux options existent. La première consiste à l'inviter par email : Cubelya lui envoie un lien d'inscription, il crée son compte et rejoint automatiquement votre ludothèque. La seconde est l'inscription directe depuis la vitrine publique de votre ludothèque, ou la saisie manuelle depuis l'interface d'administration.

Chaque membre se voit attribuer un rôle. Le rôle Membre correspond à un adhérent standard. Le rôle Staff donne accès à la gestion des prêts, du catalogue et des incidents. Le rôle Admin permet en plus de modifier les paramètres de la ludothèque. Cette distinction est utile dans les structures avec plusieurs bénévoles : vous contrôlez précisément qui peut voir et faire quoi.

Si votre structure appartient à un réseau de ludothèques, Cubelya gère les droits multi-sites. Un membre du staff peut intervenir sur une seule ludothèque ou sur l'ensemble du groupe, selon la portée que vous lui accordez.

Cotisations et validité : les alertes s'affichent automatiquement

La colonne "Validité" de la liste membres affiche la date de fin de cotisation de chaque adhérent. Un code couleur immédiat vous renseigne sur la situation :

• Un texte neutre indique une cotisation valide avec plus de 30 jours restants.
• Un badge orange signale que la cotisation expire dans moins de 30 jours.
• Un badge rouge indique que la cotisation est expirée.

Pour renouveler la cotisation d'un adhérent, cliquez sur sa date de validité dans la liste. Une fenêtre s'ouvre avec un bouton raccourci "+1 an" (ou la durée configurée dans vos paramètres), et un sélecteur de date si vous préférez choisir manuellement. La durée par défaut des cotisations est configurable depuis les paramètres de votre ludothèque : 365 jours, 180 jours ou toute autre durée adaptée à vos pratiques.

Cette logique de validité interagit directement avec la gestion des emprunts : Cubelya vérifie automatiquement la cotisation de l'adhérent au moment de créer un prêt. Si elle est expirée, le système affiche une alerte avant de confirmer l'emprunt, ce qui évite les oublis à l'accueil.

Formulaire d'inscription personnalisé selon vos pratiques

Chaque ludothèque a ses propres besoins en matière d'informations membres. Certaines collectent l'adresse postale pour leurs rapports CAF. D'autres demandent le numéro de téléphone pour les relances en cas de retard. D'autres encore ont besoin d'un champ "classe" pour les scolaires ou d'un numéro d'adhérent interne.

Depuis les paramètres de Cubelya, l'onglet "Champs d'inscription membre" vous permet de configurer précisément ce formulaire :

• Adresse postale et numéro de téléphone : activables individuellement, chacun avec deux interrupteurs indépendants, "obligatoire" et "modifiable par l'adhérent".
• Champs personnalisés libres : jusqu'à 15 champs supplémentaires avec un intitulé libre (exemples : "N° adhérent", "Profession", "Classe", "Établissement"). Chaque champ dispose aussi des options obligatoire et modifiable.

L'option "modifiable par l'adhérent" s'avère utile pour les informations que vous souhaitez collecter mais que vous ne voulez pas que l'adhérent modifie lui-même depuis son espace personnel, comme un numéro d'adhérent interne ou une catégorie attribuée par votre équipe.

Ces champs personnalisés apparaissent dans la liste des membres (avec leur propre colonne filtrable), dans la fiche individuelle de chaque adhérent et dans l'export CSV.

Fiche individuelle, historique des emprunts et score de fiabilité

Cliquer sur le nom d'un adhérent ouvre sa fiche détaillée. Elle regroupe en un seul écran toutes les informations dont votre équipe a besoin :

• Informations personnelles (nom, email, téléphone, adresse, champs personnalisés).
• Rôle et date d'inscription.
• Date de fin de validité avec statut et bouton de modification directe.
• Statistiques synthétiques : emprunts en cours, emprunts en retard, total des emprunts.
• Carte membre : un champ code-barres à renseigner manuellement ou à scanner depuis l'appareil photo. Ce code permet d'identifier rapidement l'adhérent depuis le panier de prêts lors de l'accueil, comme en bibliothèque.
• Notes de l'équipe : un champ texte libre visible uniquement par le staff et les administrateurs, utile pour noter un contexte particulier sur un adhérent.
• Historique complet des emprunts : tableau de tous les prêts passés et en cours, avec le nom du jeu, la date d'emprunt, l'échéance, la date de retour effective, le nombre de prolongations accordées et le statut (En cours, Retourné, En retard).

Le score de fiabilité

Cubelya calcule automatiquement un score de fiabilité pour chaque adhérent, visible dans la liste et dans la fiche individuelle. Ce score démarre à 100 et évolue selon le comportement de l'adhérent :

• Retards de retour : malus de 2 à 20 points selon la durée du retard.
• Jeu rendu avec composant manquant ou détérioré : malus de 3 à 10 points.
• Réservation non honorée ou absence à un événement : malus de 2 à 3 points.
• Retours réguliers dans les délais : bonus de 0,5 point par retour à l'heure.

Un score au-dessus de 80 s'affiche en vert. Entre 60 et 80, en orange. En dessous de 60, en rouge. Ces seuils sont configurables depuis les paramètres de la ludothèque. Le staff peut consulter l'historique détaillé de chaque événement ayant impacté le score. Les administrateurs peuvent effectuer des ajustements manuels motivés, par exemple pour exonérer un retard dû à une situation exceptionnelle.

Le score n'est pas affiché aux adhérents par défaut. Vous choisissez de le rendre visible ou non depuis les paramètres.

Recherche, filtres et export pour vos tableaux de bord

La liste des membres offre plusieurs niveaux de filtrage cumulables :

• Recherche globale par email ou nom.
• Filtres par colonne : chaque en-tête dispose d'un champ de filtre texte libre. La colonne "Validité" propose un sélecteur à quatre valeurs (Valide, Expire bientôt, Expirée, Aucune).
• Filtre par rôle : Tous, Membre, Staff, Admin.

L'export s'effectue depuis un bouton en bas de page. Il génère un fichier CSV incluant toutes les colonnes visibles : email, nom, rôle, validité, date d'inscription et l'ensemble des champs personnalisés activés. Ce fichier correspond exactement à ce que vous déclarez dans vos rapports d'activité annuels, notamment pour les données CAF ou les bilans pour votre mairie.

Pour aller plus loin, les indicateurs de pilotage de votre ludothèque croisent les données membres avec les emprunts, les retards et les jeux les plus prêtés. Et si vous gérez vos données membres pour la première fois dans un logiciel, notre guide RGPD en ludothèque vous explique ce que vous devez savoir sur la collecte et la conservation des données personnelles de vos adhérents.