Importer votre catalogue, vos adhérents et vos emprunts dans Cubelya
Comment transférer son inventaire, ses adhérents et ses emprunts vers Cubelya depuis un fichier Excel ou CSV, étape par étape.
Vous gérez actuellement votre ludothèque avec un tableur Excel, un logiciel vieillissant ou des fiches papier. Passer à un outil dédié soulève toujours la même question : que faire des données déjà accumulées au fil des années ? Importer son catalogue dans Cubelya prend moins d'une heure pour une ludothèque de taille moyenne. Ce guide vous explique comment procéder, étape par étape, pour les trois types de données : jeux, adhérents et emprunts en cours.
Ce que vous pouvez importer dans Cubelya
L'import couvre trois périmètres distincts. L'ordre recommandé : le catalogue de jeux d'abord, les adhérents ensuite, les emprunts en dernier, car ces derniers référencent les deux premiers.
Le catalogue de jeux
C'est généralement la donnée la plus volumineuse à transférer. Cubelya accepte un fichier CSV ou Excel contenant votre inventaire, ligne par ligne. Pour chaque jeu, vous pouvez fournir le nom, le code-barres, votre référence interne, le nombre de joueurs, la durée de partie, l'âge recommandé, l'état du jeu, l'emplacement en rayon et la quantité d'exemplaires. Seul le nom du jeu est obligatoire : le reste sera complété automatiquement grâce à notre base de jeux mondiale dès que le jeu est identifié.
Si vous cherchez à comprendre pourquoi un tableur atteint ses limites pour gérer une ludothèque, consultez notre guide Gérer une ludothèque avec Excel : jusqu'où ça tient vraiment ?
Les adhérents
Vous pouvez importer votre base depuis n'importe quel export CSV : un tableur, un logiciel associatif ou un système de gestion de médiathèque (Orphée, Decalog, Koha, PMB et d'autres). L'adresse e-mail est le seul champ obligatoire. Prénom, nom, téléphone, adresse postale et date de fin de validité d'adhésion sont récupérés si présents dans votre fichier. Pour en savoir plus sur la gestion des adhérents dans Cubelya, consultez la page Gestion des membres et adhérents.
Les emprunts en cours
Si des jeux sont sortis chez des adhérents au moment de la migration, vous pouvez les transférer pour conserver la continuité de votre suivi des prêts. Le fichier doit contenir au minimum l'e-mail de l'adhérent, le nom du jeu et la date de début d'emprunt. Cubelya crée les enregistrements correspondants, visibles immédiatement dans les fiches adhérents et jeux concernés.
Préparer votre fichier avant l'import
Cubelya reconnaît automatiquement la plupart des intitulés de colonnes courants. Vous n'avez pas besoin de renommer votre fichier, mais quelques points de vigilance vous éviteront des aller-retours inutiles.
Colonnes attendues pour les jeux
| Champ Cubelya | Exemples d'intitulés reconnus | Obligatoire |
|---|---|---|
| Nom du jeu | Nom, Titre, Jeu, Name | Oui |
| Code-barres (EAN) | EAN, Barcode, Code-barres, GTIN | Non |
| Code interne | Référence, Code, Cote, Numéro d'inventaire | Non |
| Joueurs min et max | Joueurs min, Joueurs max, De, À | Non |
| Durée (minutes) | Durée, Temps de jeu, Playtime | Non |
| Âge minimum | Âge, Âge min, À partir de | Non |
| État du jeu | État, Condition, Etat | Non |
| Emplacement en rayon | Emplacement, Rayon, Localisation | Non |
| Quantité d'exemplaires | Qté, Quantité, Nb exemplaires | Non |
| Année d'édition | Année, Year, Édition | Non |
Colonnes attendues pour les adhérents
| Champ Cubelya | Exemples d'intitulés reconnus | Obligatoire |
|---|---|---|
| Email, Mail, Courriel, Adresse mail | Oui | |
| Prénom | Prénom, First name, Prenom | Non |
| Nom de famille | Nom, Last name, Famille | Non |
| Téléphone | Téléphone, Tel, Mobile | Non |
| Adresse postale | Adresse, Address, Domicile | Non |
| Fin de validité | Fin de validité, Expiration, Date fin | Non |
Conseils de format
- CSV depuis Excel : enregistrez en "CSV UTF-8 (délimité par des virgules)" pour conserver les accents.
- Première ligne : elle doit contenir les intitulés de colonnes, pas des données.
- Codes-barres : vérifiez qu'ils sont au format numérique pur (8 à 14 chiffres). Un code formaté en texte dans Excel peut causer des erreurs de détection.
- Code interne vs code-barres : si votre fichier comporte deux colonnes de codes, l'une est votre référence interne de ludothèque, l'autre est le code EAN de l'éditeur figurant sur la boîte. Ne les inversez pas : Cubelya les distingue et utilise l'EAN pour enrichir automatiquement les fiches jeux.
Importer le catalogue de jeux : les 5 étapes
L'import de jeux est le processus le plus élaboré de Cubelya. Il se déroule en cinq étapes guidées depuis le panneau d'administration, accessible aux rôles administrateur et super-administrateur.
Étape 1 : chargement du fichier
Rendez-vous dans la section "Import" de votre administration Cubelya, puis sélectionnez le type "Jeux". Glissez-déposez votre fichier CSV ou Excel dans la zone prévue. Cubelya affiche immédiatement un aperçu des premières lignes pour confirmer que le fichier est bien reconnu et que les données s'affichent correctement.
Étape 2 : correspondance des colonnes
Cubelya analyse automatiquement les intitulés de vos colonnes et les associe aux champs attendus. Vous voyez le résultat sous forme d'un tableau de correspondance. Si une association est incorrecte ou manquante, corrigez-la manuellement en sélectionnant le champ cible dans la liste déroulante. Un indicateur de confiance signale les associations incertaines.
Étape 3 : aperçu et regroupement
Cubelya regroupe les lignes portant le même nom de jeu, utile si vous avez plusieurs exemplaires d'un même titre sur des lignes séparées. Vous voyez un résumé par jeu avant tout traitement définitif : titre, quantité totale, informations collectées. C'est le bon moment pour repérer d'éventuelles erreurs de saisie dans votre fichier d'origine.
Étape 4 : identification dans notre base de jeux
C'est la particularité de Cubelya par rapport à un simple import CSV. Chaque jeu est rapproché de notre base mondiale selon une règle simple : le code-barres en priorité, le nom en repli.
Si votre fichier contient une colonne EAN, Cubelya normalise le code (suppression des espaces et des caractères non numériques, validation du format 8 à 14 chiffres) avant de chercher dans la base. Un même jeu pouvant exister sous plusieurs éditions avec des codes-barres différents, Cubelya vérifie l'ensemble des codes connus pour chaque titre. Si une correspondance est trouvée, le jeu est associé directement, sans étape de validation supplémentaire.
Si aucun code-barres n'est fourni, ou si aucun code ne correspond dans la base, Cubelya passe à la recherche par nom. Une correspondance approximative identifie les titres proches malgré les variations d'orthographe ou de ponctuation. Pour les cas où plusieurs jeux portent des noms similaires, une validation manuelle vous est proposée.
Étape 5 : import et résultats
Une fois les correspondances validées, lancez l'import. Une barre de progression s'affiche en temps réel, jeu par jeu. À la fin, Cubelya présente un récapitulatif complet : nombre de jeux créés, nombre d'exemplaires importés, lignes ignorées et éventuelles erreurs avec leur cause précise. Les jeux importés apparaissent immédiatement dans votre catalogue.
Pour compléter votre catalogue jeu par jeu après l'import initial, Cubelya propose également de scanner les jeux avec un smartphone grâce au lecteur de code-barres intégré.
Importer les adhérents et les prêts en cours
Importer les adhérents
Depuis la section "Import" de l'administration, sélectionnez "Adhérents". Le processus est plus direct que pour les jeux : chargement du fichier, correspondance des colonnes, aperçu, puis import. Cubelya détecte automatiquement les doublons sur la base de l'adresse e-mail et ne crée pas deux fois le même profil.
Si votre ludothèque est rattachée à une médiathèque, Cubelya dispose d'une intégration avec les principaux systèmes de gestion documentaire du marché : Orphée, Decalog, Koha, PMB, Aloès et d'autres. Depuis les paramètres de votre espace, configurez le profil correspondant à votre système pour que la correspondance des colonnes soit préconfigurée, sans manipulation supplémentaire à chaque synchronisation.
Importer les prêts en cours
Une fois le catalogue et les adhérents importés, vous pouvez transférer les emprunts actifs. Le fichier doit contenir trois informations : l'e-mail de l'adhérent, le nom du jeu tel qu'il apparaît dans votre catalogue importé, et la date de début d'emprunt. Cubelya crée les enregistrements de prêt correspondants, visibles immédiatement dans les fiches adhérents et jeux concernés.
Pour les bases volumineuses
Pour les migrations dépassant 500 jeux ou 300 adhérents, l'import en autonomie reste possible mais la phase d'identification des jeux peut prendre quelques minutes selon la qualité des données sources. L'équipe Cubelya propose une migration assistée pour les structures disposant de bases importantes ou de formats de données non standards.
Foire aux questions
Prêt à transférer votre catalogue vers Cubelya ? Créez votre espace gratuitement et importez vos premiers jeux en quelques minutes. Aucune carte bancaire n'est requise pour commencer.
Vous gérez une ludothèque ?
Cubelya simplifie la gestion du catalogue, des prêts et des adhérents.