Scanner les jeux par code-barres dans Cubelya

Avec Cubelya, scannez les jeux de votre ludothèque en 3 secondes depuis votre téléphone ou une scannette USB. La fiche titre, éditeur, ESAR et photos se remplit automatiquement. Compatible smartphone et tablette, aucune installation requise.

Par Nicolas Deleplace Publié le 23 juin 2026 6 min de lecture

Constituer un inventaire à la main, c'est terminé

Dans la plupart des ludothèques, l'inventaire passe encore par une feuille Excel et une saisie manuelle jeu par jeu : titre, éditeur, nombre de joueurs, classification ESAR. Pour 200 jeux, c'est fastidieux. Pour 1 000 jeux, c'est une semaine de travail bénévole perdue à recopier des informations qui existent déjà ailleurs.

Cubelya intègre un scanner de code-barres directement dans l'application, accessible depuis n'importe quel navigateur. Vous pointez l'appareil photo de votre téléphone sur le code au dos de la boîte, et le logiciel récupère automatiquement toutes les informations du jeu depuis notre base de plus de 150 000 jeux référencés. Il ne reste plus qu'à vérifier et valider. En quelques secondes, le jeu est dans votre catalogue.

Comment fonctionne le scan dans Cubelya

Étape 1 — Ouvrir le menu de scan

Sur mobile comme sur ordinateur, appuyez sur le bouton flottant en bas à droite de l'écran (icône flèche vers le haut). Un menu s'ouvre avec plusieurs options : Scan, Panier (visible dès qu'un élément y a été ajouté) et Aide. Avant de lancer le scanner, vous pouvez activer ou désactiver le bouton "Mode multiple" depuis ce même menu.

Étape 2 — Choisir le mode : unique ou rafale

Le bouton "Mode multiple" (affiché 1 ou +) détermine le comportement de tous vos scans :

• Mode unique (1) : chaque scan ouvre immédiatement une fiche ou une fenêtre de décision. Idéal pour gérer un prêt ou un retour ponctuel.
• Mode rafale (+) : les scans s'accumulent silencieusement dans un panier, sans ouvrir de fenêtre entre chaque code. La caméra reste ouverte en continu. Idéal pour traiter plusieurs jeux d'affilée lors d'un inventaire ou d'une séance de retours groupés.

Étape 3 — Scanner le code-barres

Appuyez sur Scan pour ouvrir l'appareil photo. Pointez l'objectif sur le code au dos de la boîte en maintenant le code dans le cadre central. Cubelya analyse le flux en continu et détecte le code en général en moins de 3 secondes. Une fois lu, il recherche simultanément si le jeu figure dans notre catalogue et s'il existe déjà des exemplaires dans votre inventaire.

Si l'appareil photo n'est pas pratique (code abîmé, étiquette mal imprimée, luminosité insuffisante), un champ de saisie manuelle est disponible directement sous le cadre de scan.

En mode unique : trois situations possibles

Le code n'est pas reconnu dans notre catalogue

Cubelya ouvre une fenêtre vous proposant trois actions :

• Rechercher le jeu dans le catalogue Cubelya et l'associer au code scanné
• Suggérer le jeu à notre équipe : vous saisissez titre, description, joueurs, durée et image. La fiche est créée immédiatement dans votre inventaire et enrichie par notre équipe
• Créer un jeu entièrement personnalisé en saisie libre

Le jeu est dans notre catalogue mais pas encore dans votre inventaire

Cubelya affiche la fiche du jeu (titre, image, données de jeu) et vous propose :

• Ajouter cet exemplaire : redirige vers le formulaire d'ajout de copie, avec le code-barres et les données déjà préremplis
• Erreur d'identification : si le jeu affiché ne correspond pas à la boîte en main, vous pouvez lancer une recherche manuelle

Le jeu est dans notre catalogue et vous avez déjà des exemplaires en inventaire

C'est le cas le plus courant en fonctionnement quotidien. Cubelya affiche la liste de vos exemplaires avec leur statut en temps réel, et les actions disponibles pour chacun :

• Exemplaire disponible : créer un nouvel emprunt ou ajouter au panier
• Exemplaire emprunté : enregistrer le retour, prolonger l'emprunt, signaler un problème ou consulter le détail de l'emprunt en cours
• Exemplaire en maintenance ou perdu : le remettre en disponible ou le retirer définitivement de l'inventaire

Depuis cette même fenêtre, vous pouvez également ajouter un nouvel exemplaire si vous venez de recevoir une deuxième boîte du même jeu.

En mode rafale : accumulation et validation en lot

En mode rafale, la caméra reste ouverte après chaque scan. Un message de confirmation s'affiche brièvement, et l'élément s'ajoute au panier sans interrompre votre geste. Cubelya sélectionne automatiquement l'action la plus logique selon le statut de l'exemplaire : prêt si l'exemplaire est disponible, retour s'il est emprunté.

Une fois tous vos codes scannés, appuyez sur Panier pour retrouver l'ensemble des éléments collectés. Depuis le panier, vous pouvez :

• Sélectionner l'emprunteur pour les prêts (par recherche nom ou email, ou en scannant la carte membre)
• Basculer manuellement un élément de "prêt" à "retour" si nécessaire
• Retirer un élément avant la validation
• Valider l'ensemble en un clic : Cubelya traite les retours en premier, puis les prêts

Utiliser une scannette filaire ou Bluetooth

Si vous disposez déjà d'une scannette USB filaire dans votre ludothèque, branchez-la à l'ordinateur et ouvrez Cubelya : les modèles standard fonctionnent nativement, sans aucune configuration. Les scannettes Bluetooth se couplent de la même façon. Modèles testés et compatibles : Datalogic Gryphon, Zebra DS2208, Honeywell Voyager. La scannette peut être utilisée en parallèle de l'appareil photo, selon la situation.

Quatre raisons de scanner plutôt que de saisir à la main

10 fois plus rapide pour constituer ou mettre à jour l'inventaire

Un bénévole qui saisit manuellement une cinquantaine de jeux par heure peut en scanner trois à quatre cents à la même cadence. Un inventaire complet de 500 jeux qui occupait une équipe pendant trois jours se termine en une demi-journée. Le gain est encore plus sensible lors des acquisitions régulières : chaque nouveau jeu reçu est intégré en moins d'une minute.

Des fiches complètes dès le premier scan

Notre base de jeux fournit non seulement les données bibliographiques (titre, éditeur, année, âge minimum, durée, nombre de joueurs), mais aussi les photos de couverture, les règles en PDF et les vidéos de démonstration. Votre vitrine publique est alimentée et attractive sans effort supplémentaire de votre part.

Compatible avec les scannettes filaires et Bluetooth du commerce

Vous disposez déjà d'une scannette USB dans votre ludothèque ? Branchez-la à l'ordinateur et ouvrez Cubelya : les modèles standard fonctionnent nativement, sans configuration. Les scannettes Bluetooth se connectent de la même façon. Modèles testés et compatibles : Datalogic Gryphon, Zebra DS2208, Honeywell Voyager.

Aucune installation, aucune maintenance

Cubelya est une application web. Vous n'installez rien sur votre téléphone ou tablette : ouvrez l'adresse dans votre navigateur, accordez l'accès à l'appareil photo, et vous êtes opérationnel. Les mises à jour se déploient automatiquement, sans intervention de votre part.

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