Renouveler la collection de votre ludothèque : la méthode complète en 2026
Cinq critères pour décider si un jeu doit rester ou partir, une méthode pas à pas inspirée du désherbage en bibliothèque, et tout ce que vous pouvez faire des jeux retirés sans qu'aucun ne finisse à la poubelle.
Renouveler la collection de votre ludothèque : la méthode complète en 2026
Vos étagères débordent. Les boîtes les plus anciennes ne sortent plus depuis dix-huit mois. Trois jeux ont perdu une pièce essentielle. Et la nouvelle édition de votre best-seller vient de sortir : faut-il garder l'ancienne ? Renouveler la collection de votre ludothèque n'est pas un geste de destruction, c'est une condition de survie pour un fonds qui doit rester vivant.
Ce guide vous donne une méthode reconnue par le secteur, adaptée au jeu, applicable aussi bien dans une ludothèque municipale qu'une structure associative. Vous y trouverez les cinq critères de retrait, la procédure pas à pas, et surtout ce que devient un jeu une fois retiré, parce que la question n'est jamais "poubelle".
Pourquoi renouveler la collection d'une ludothèque
Une collection figée perd ses emprunteurs. Le phénomène est insidieux : les visiteurs réguliers connaissent le fonds par cœur, ils repèrent les boîtes qui n'ont jamais bougé, ils finissent par ne plus entrer dans la zone "vieux jeux". Plus aucune surprise, plus aucun coup de cœur. Vos statistiques d'emprunt baissent sans que vous puissiez mettre le doigt sur ce qui dysfonctionne.
Le coût caché d'un fonds non renouvelé est triple. L'espace de stockage est mobilisé par des jeux qui ne tournent pas, alors que vous manquez de place pour les nouveautés. Le temps de gestion explose : vous continuez à inventorier, dépoussiérer, manipuler des boîtes que personne n'emprunte. L'image perçue se dégrade : les visiteurs voient des boîtes jaunies, des couvercles décollés, des éditions qui datent. Votre ludothèque finit par ressembler à un grenier, pas à un service vivant.
Dans le vocabulaire professionnel, cette opération s'appelle le désherbage. Le terme est emprunté à la bibliothéconomie, il a été institutionnalisé par la Bibliothèque Publique d'Information de Paris dans les années 1970, et s'est diffusé dans les ludothèques au fur et à mesure de leur intégration aux réseaux de lecture publique. Que vous l'appeliez désherbage, tri, élagage ou renouvellement du fonds, c'est la même opération : décider, avec méthode, ce qui reste et ce qui part.
À quelle fréquence renouveler votre collection
La règle d'or tient en une phrase : un audit par an, sur un tiers du fonds. Vous ne renouvelez jamais 100 % de votre collection d'un coup, sauf cas exceptionnel comme un déménagement ou une refonte complète du projet de service. Vous procédez par rotation triennale : la zone A cette année, la zone B l'année prochaine, la zone C la troisième année, et vous recommencez.
Cette cadence présente trois avantages. D'abord, elle reste compatible avec le rythme d'une équipe en sous-effectif, ce qui est la réalité de la grande majorité des ludothèques associatives. Ensuite, elle évite l'effet de paroi vide qui démoralise les emprunteurs et les bénévoles. Enfin, elle vous permet de croiser le tri avec d'autres opérations annuelles : l'inventaire général, le réassort de pièces, la mise à jour du catalogue.
Le bon moment dans l'année dépend de votre activité. Pour une ludothèque municipale, la période creuse est généralement juillet ou janvier. Pour une ludothèque associative qui tourne à plein l'été avec les centres de loisirs et les animations vacances, visez plutôt septembre ou novembre. L'essentiel est de bloquer un créneau dédié, pas de tenter de désherber tout en accueillant du public, l'opération demande de la concentration.
Les 5 critères de retrait d'un jeu
Pour décider si un jeu doit rester ou partir, le secteur s'appuie sur une grille de cinq critères, adaptée de la méthode IOUPI (Incorrect, Ordinaire, Usé, Périmé, Inadéquat) développée par la BPI pour les bibliothèques. Voici la transposition au jeu de société, telle qu'elle est appliquée concrètement dans les ludothèques aujourd'hui.
1. Incomplet : il manque une pièce essentielle
C'est le critère le plus simple à appliquer, et le plus fréquent. Un jeu auquel il manque un dé, un pion, une carte clé ou la règle n'est plus jouable. Avant de retirer, posez-vous deux questions. La pièce manquante peut-elle être remplacée par une impression PDF de la règle, la fabrication d'un pion neutre, un contact direct avec l'éditeur ? La pièce est-elle strictement essentielle au jeu ou seulement esthétique ? Si la réponse aux deux est non, le jeu sort.
2. Obsolète : une nouvelle édition existe
Un jeu peut être obsolète sans être abîmé. C'est le cas quand l'éditeur a sorti une nouvelle édition qui corrige des défauts de l'ancienne (équilibrage, qualité du matériel, ergonomie). C'est aussi le cas pour les jeux liés à un univers daté, références culturelles incomprises ou jeu de société sous licence d'une série oubliée. Le critère n'est pas l'âge du jeu mais sa pertinence actuelle pour vos emprunteurs.
3. Usé : l'état physique ne permet plus le prêt
Boîte déchirée et rescotchée vingt fois, plateau gondolé, cartes collantes, figurines fondues. Le critère est simple : un jeu que vous n'oseriez pas mettre dans les mains d'un nouvel adhérent doit sortir du fonds de prêt. Trois options s'offrent à vous : reconditionnement complet (rare, coûteux, à réserver aux jeux de valeur), basculement en jeu de consultation sur place si le jeu est rare ou patrimonial, ou retrait sec.
4. Peu emprunté : la statistique tranche
C'est le critère qui suscite le plus de débats internes. Combien de mois sans sortir pour considérer qu'un jeu est mort ? Le consensus professionnel se situe entre 18 et 24 mois sans aucun emprunt, en croisant avec la nature du jeu. Un jeu de niche peut rester légitime même peu emprunté, un jeu généraliste qui ne sort jamais pose en revanche question. Cette analyse demande des données fiables : un historique des prêts complet et un rapport d'usage par jeu sont indispensables, sans quoi vous décidez à l'aveugle.
5. Inadapté : le jeu ne correspond plus à votre projet
Critère plus subtil mais structurant. Un jeu peut être en parfait état, jouable, demandé, et ne plus correspondre à votre projet de service. Une ludothèque qui se recentre sur le jeune public retire les jeux d'expertise adulte. Une ludothèque associative qui prend un virage coopératif réduit la part des jeux de confrontation. Une ludothèque municipale dont le quartier vieillit augmente la part des jeux intergénérationnels. Le tri par adéquation au projet est ce qui distingue une collection vivante d'un dépôt de jeux.
La procédure pas à pas
Voici la méthode opérationnelle, telle qu'elle est appliquée dans les ludothèques structurées. Comptez une demi-journée de préparation, puis deux à trois jours pleins pour traiter un tiers du fonds, variable selon la taille de votre collection.
Étape 1 : Définir le périmètre du tri
Ne partez jamais sur "tout le fonds". Délimitez précisément une zone, une catégorie ESAR, ou un type de jeu. Exemple concret : "tous les jeux de société 8 ans et plus achetés avant 2022". Inscrivez ce périmètre dans votre fiche de tri, vous y reviendrez l'an prochain pour boucler la rotation triennale.
Étape 2 : Examiner chaque jeu selon les 5 critères
Ouvrez chaque boîte. Vérifiez le matériel contre la liste de pièces, la vôtre ou celle de l'éditeur. Notez l'état général. Consultez la statistique d'emprunt sur les 24 derniers mois. Cochez les critères qui s'appliquent. Un jeu qui ne coche aucun critère reste sans discussion.
Étape 3 : Décider
Pour chaque jeu signalé par au moins un critère, choisissez une issue : garder (le critère est ténu, le jeu reste légitime), reconditionner (le critère est l'état ou l'incomplétude, et la réparation est rentable), ou retirer (le critère est dirimant ou cumulé). Décidez à plusieurs si possible, l'œil unique d'un seul ludothécaire est risqué.
Étape 4 : Tracer la décision
Toute décision de retrait doit être tracée dans votre logiciel de gestion. Pourquoi : pour pouvoir justifier en cas d'audit ou de question d'un adhérent, pour analyser vos critères a posteriori, et pour ne pas réacheter un jeu que vous venez de retirer. Notez la date, le critère, la destination prévue.
Étape 5 : Sortir physiquement
Retirez les jeux décidés du rayonnage, regroupez-les par destination (don, braderie, reconditionnement, recyclage), désactivez leur fiche dans votre catalogue. Ne supprimez pas, archivez. Préparez la communication : un panneau "ces jeux cherchent une nouvelle vie, demandez à l'accueil" en braderie attire toujours les adhérents.
Que faire des jeux retirés
Un jeu retiré du fonds n'est pas un jeu mort. La règle du secteur : le déchet est le dernier recours. Voici les filières classiques, par ordre de préférence.
Le don à des structures partenaires
Premier réflexe, le don à des structures qui en feront usage : écoles maternelles, accueils périscolaires, EHPAD, foyers de jeunes travailleurs, hôpitaux pédiatriques, associations de quartier. Le bénéfice est triple : votre jeu continue à servir, vous nouez ou consolidez un partenariat local, vous travaillez votre image de structure responsable. Un mail de proposition suffit, accompagné d'une photo et de la liste précise des jeux disponibles.
La braderie ou la vente
Très courant en ludothèque associative, plus encadré en ludothèque municipale (voir la FAQ ci-dessous). La braderie peut être ponctuelle, un week-end par an, ou permanente, avec un meuble dédié à l'accueil. Tarif typique : 1 à 5 € par jeu selon l'état. Le produit de la vente alimente la trésorerie de la ludothèque, c'est un complément non négligeable pour les petites structures.
Le reconditionnement
À réserver aux jeux dont la valeur d'usage justifie l'effort : jeux d'auteur épuisés, classiques indémodables, jeux coûteux à racheter. Le reconditionnement classique comprend la réimpression de la règle, le remplacement des pions manquants par des pions neutres, la restauration de la boîte avec du papier kraft. Certaines sociétés spécialisées proposent des prestations adaptées, comme Expodif dans l'univers documentaire.
Le recyclage en dernier recours
Pour les jeux trop dégradés ou trop datés pour trouver une seconde vie, le recyclage reste la seule option. Triez par matière : carton (cartes, plateaux, boîtes) en filière papier, plastique (pions, dés) en filière plastique, bois en filière bois. Évitez l'incinération non triée, ce serait dommage de gâcher la matière.
La réserve patrimoniale
Cas particulier : un jeu qui ne tourne plus mais présente un intérêt historique (édition rare, jeu d'auteur ancien, témoignage d'une époque) peut basculer en réserve patrimoniale. Il n'est plus prêté mais reste catalogué et conservé. Cette pratique se diffuse dans les ludothèques municipales qui assument une mission de conservation du patrimoine ludique, en lien avec l'Association des Ludothèques Françaises.
Comment Cubelya accompagne le renouvellement annuel
Renouveler une collection sans données fiables revient à voter à main levée. Quels jeux n'ont pas bougé depuis 18 mois ? Lesquels sont signalés incomplets à répétition ? Combien de doublons traînent dans le fonds ? Sans logiciel, ces réponses se reconstituent à coups de cahiers et de mémoire d'équipe.
Cubelya centralise ces signaux et vous envoie chaque année un bilan automatique de collection, à la date anniversaire de votre structure. Le mail contient :
- Le top des jeux dormants, ceux qui n'ont pas connu un seul emprunt depuis 18 ou 24 mois, classés par catégorie ESAR.
- Les jeux signalés incomplets ou abîmés par votre équipe lors des derniers retours, candidats à reconditionner ou retirer.
- Les vedettes de l'année, les jeux les plus empruntés, à mettre en avant ou à dupliquer pour absorber la demande.
- Un indicateur d'évolution, nombre de jeux ajoutés et retirés sur l'année, pour piloter le rythme.
Au moment de trier, vous travaillez sur une vue candidats au retrait filtrable par critère (durée sans emprunt, signalement, doublon, date d'acquisition, catégorie ESAR). Chaque décision est tracée dans la fiche du jeu (garder, reconditionner, retirer) avec sa destination prévue. Pour les ludothèques municipales, l'export procès-verbal de désherbage facilite la délibération en conseil.
Le diagnostic en deux heures, pas en deux jours
Cubelya transforme le renouvellement annuel en routine outillée. Le mail anniversaire arrive seul, vous arbitrez sur une vue filtrée, vous gardez la trace de chaque décision.
Foire aux questions
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