Cubelya, le logiciel multi-sites pensé pour les réseaux de ludothèques et les ludobus
Comment piloter un réseau de ludothèques ou un ludobus avec une seule base : multi-sites, partage de catalogue, statistiques consolidées.
Cubelya, le logiciel multi-sites pensé pour les réseaux de ludothèques et les ludobus
Vous pilotez un ludobus, deux antennes rattachées à une ludothèque principale, ou tout un réseau associatif. Le besoin commun : un seul outil qui gère plusieurs lieux sans dupliquer les données, sans multiplier les licences, sans transformer chaque retour de tournée en marathon de saisie. C'est exactement ce que Cubelya, logiciel ludothèque multi-sites français, propose depuis sa conception.
Cet article détaille comment Cubelya structure le multi-sites, à travers trois cas d'usage concrets (ludobus, réseau, antenne) et un tour complet des fonctionnalités spécifiques. Pour le contexte métier (véhicule, financement, organisation des tournées), reportez-vous au guide complet sur la gestion d'un ludobus et d'un réseau de ludothèques.
Pourquoi un logiciel mono-site ne tient pas en multi-sites
Beaucoup de réseaux de ludothèques démarrent avec un logiciel pensé pour un site unique, et tentent de l'adapter. Six mois plus tard, les mêmes symptômes apparaissent partout.
Le premier signal d'alerte est la duplication de catalogue. Chaque site crée ses propres fiches jeux. Le réseau finit avec trois fiches « Catan » différentes, des stocks incohérents, des doublons que personne n'ose nettoyer de peur de casser l'historique des prêts. Côté reporting, chaque site exporte ses chiffres, mais aucun outil ne consolide. Le rapport annuel CAF demande des heures de tableaux croisés dynamiques.
Le deuxième signal est la circulation impossible des prêts. Un adhérent croise le ludobus une fois par quinzaine et veut rendre son jeu à l'antenne ouverte le mercredi : impossible, parce que le logiciel cloisonne les sites. Conséquence directe : l'adhérent oublie le retour, le jeu se perd, et l'équipe perd un temps fou à pister les exemplaires.
Le troisième signal est la facture. Beaucoup d'éditeurs vendent une licence par site, parfois une instance par site. Trois sites égalent trois abonnements. Le budget logiciel triple sans que la qualité de gestion suive.
Comment Cubelya structure le multi-sites
Cubelya repose sur un modèle de données conçu dès l'origine pour le multi-sites. Trois entités structurent le système : la structure (votre association, votre régie, votre intercommunalité), les sites (lieux physiques rattachés à la structure), et les exemplaires (chaque jeu physique du catalogue).
Un catalogue, plusieurs exemplaires affectés aux sites
Une seule fiche jeu existe dans Cubelya pour « Catan ». Sous cette fiche, autant d'exemplaires que vous en possédez physiquement. Chaque exemplaire porte trois informations clés :
- Le site de rattachement : le lieu d'origine, celui qui « possède » l'exemplaire.
- Le site actuel : le lieu où se trouve effectivement l'exemplaire à l'instant T (utile pour le ludobus en tournée).
- Le statut : disponible, emprunté, en tournée, en réparation, perdu.
Cette mécanique garantit qu'aucune fiche n'est jamais dupliquée et qu'à tout instant vous savez où se trouve chaque jeu de votre réseau.
Des règles de gestion paramétrables par site
Chaque site peut avoir ses propres règles : tarifs d'adhésion (gratuit en QPV, plein tarif en centre-ville), durées de prêt (15 jours sur l'antenne fixe, 4 semaines pour le ludobus qui repasse rarement), jours et horaires d'ouverture. Cubelya applique automatiquement les bonnes règles selon le site sur lequel le prêt est enregistré.
Des prêts qui circulent sans saisie manuelle
L'adhérent emprunte le mardi à la tournée ludobus de Cassel. Il rend le samedi à la ludothèque centrale d'Hazebrouck. À ce moment, Cubelya met à jour automatiquement le site actuel de l'exemplaire, calcule le délai effectif, génère la statistique de prêt inter-sites. Aucune saisie de transfert, aucun double comptage.
Cas d'usage : ludobus, réseau, antenne
Trois exemples concrets pour illustrer la manière dont Cubelya s'adapte aux configurations les plus courantes.
Une ludothèque + un ludobus
Vous gérez une ludothèque associative à Lille, avec un fonds de 2 000 jeux, et vous lancez un ludobus qui tourne dans 6 communes de la métropole. Dans Cubelya, vous créez deux sites : « Lille centre » et « Ludobus métropole ». Vous affectez 1 700 exemplaires au site de rattachement Lille, et 300 exemplaires au ludobus (les valises thématiques préparées en amont).
Avant chaque tournée, vous embarquez les jeux : Cubelya enregistre un changement de site actuel. Pendant la tournée, vous prêtez et reprenez en mode hors ligne si la 4G est coupée. À votre retour, Cubelya synchronise tout. Les statistiques consolidées vous indiquent les prêts par site, les jeux les plus empruntés sur la tournée, les communes les plus actives.
Un réseau de trois ludothèques municipales
Une intercommunalité gère trois ludothèques sur trois communes. Chaque ludothèque a son équipe, ses horaires, ses tarifs sociaux. Le catalogue est mutualisé à l'échelle de l'intercommunalité.
Dans Cubelya, vous créez la structure « Ludothèques intercommunales » et trois sites. Chaque exemplaire est rattaché à une ludothèque, mais peut circuler vers les autres. Un adhérent inscrit dans la ludothèque A peut emprunter dans la B et rendre dans la C. Le rapport annuel intercommunal et les rapports communaux s'extraient en deux clics.
Une ludothèque associative avec une antenne école
Une association porte une ludothèque principale et a négocié une antenne dans une école primaire, ouverte deux après-midi par semaine. L'équipe est commune, le fonds est partagé. Vous créez deux sites dans Cubelya : « Ludothèque centrale » et « Antenne école ». Les exemplaires de l'antenne sont rattachés à ce site, mais les enfants inscrits à l'antenne peuvent aussi venir à la ludothèque principale pendant les vacances. Pas de double inscription, un seul fichier adhérents.
Les fonctionnalités multi-sites de Cubelya en détail
Voici la liste des fonctionnalités spécifiquement pensées pour le multi-sites, présentes dans Cubelya dès le premier abonnement.
- Création illimitée de sites dans une même structure, sans surcoût par site.
- Affectation par exemplaire avec gestion du site de rattachement et du site actuel.
- Prêts inter-sites natifs, avec mise à jour automatique du site actuel à chaque transaction.
- Règles de gestion paramétrables par site : tarifs adhésion, durées de prêt, horaires, jours d'ouverture.
- Mode hors ligne pour les tournées de ludobus en zone blanche, avec synchronisation au retour.
- Statistiques consolidées et par site : prêts, fréquentation, taux de rotation, adhérents actifs.
- Exports CAF et collectivité au format attendu, avec ventilation par site.
- Vitrine publique unique qui affiche l'ensemble de votre réseau, avec carte interactive et catalogue consultable.
- Multi-utilisateurs avec droits par site : un agent ne voit que les données de son site, le coordinateur voit l'ensemble.
- Import et export en masse pour les migrations depuis Excel ou un ancien logiciel.
Démarrer avec Cubelya en multi-sites
Trois étapes structurent le démarrage en multi-sites.
1. Un audit de votre configuration actuelle
Avant tout, nous prenons le temps de comprendre votre réseau : combien de sites, quels statuts juridiques, quelles règles de gestion par site, quels imports prévus. Cet audit dure une heure et permet de cadrer précisément la suite. Il est offert et sans engagement.
2. La migration des données
Cubelya accompagne la migration depuis vos outils actuels, qu'il s'agisse d'Excel, de Ludoprêt, de Kawa, d'Eludéo ou de tout autre logiciel disposant d'un export CSV. Nous importons les catalogues, les exemplaires, les adhérents et l'historique des prêts. Une période de double saisie d'une à deux semaines permet de vérifier l'intégrité des données avant la bascule définitive.
3. La formation des équipes
Chaque site bénéficie d'une session de formation à distance ou sur place, adaptée au niveau de l'équipe. Les supports écrits et vidéo restent accessibles ensuite. Le support client français répond en moins de 24 heures ouvrées.
Une tarification claire et dégressive
Contrairement aux modèles à licence par site, Cubelya facture un seul abonnement multi-sites pour l'ensemble de votre réseau. Le tarif dépend du volume total (nombre d'adhérents, nombre d'exemplaires), pas du nombre de sites. Un accès freemium permet de tester sans engagement, et un tarif progressif s'applique à partir d'un certain volume.
Vous pilotez un ludobus, un réseau ou une ludothèque avec antennes ?
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Pour aller plus loin sur le contexte métier (montage projet, financement, organisation des tournées), consultez notre guide complet sur la gestion d'un ludobus et d'un réseau de ludothèques. Pour comparer Cubelya avec les autres logiciels du marché, lisez le guide complet pour choisir un logiciel de ludothèque en 2026.
Le travail de l'Association des Ludothèques Françaises (ALF) sur l'animation des réseaux régionaux constitue par ailleurs une référence pour structurer la gouvernance partagée d'un réseau.
Vous gérez une ludothèque ?
Cubelya simplifie la gestion du catalogue, des prêts et des adhérents.